Обсуждения офисных переездов начинается задолго до назначенного времени. Почему-то это событие пугает руководство, ведь придется на день или два, а то и больше, останавливать рабочий процесс, а это значит, что компания понесет убытки, или же планировать переезд за полгода веред, чтобы можно заранее договориться с клиентами, не нарушать договоров, сроков их исполнения. Нужно подумать о штате сотрудников: может быть, выгоднее будет отправить их за свой счет, а может быть при умелой организации переезд будет выполнен быстро. Эти и многие другие вопросы должен продумать руководитель.

С чего начать?

Если переезд неизбежен (куплено новое помещение, найден более дешевый вариант) и его нужно провести в максимально короткие сроки, то руководству необходимо составить единый план действий, главными пунктами которого будут:

• подготовка к переезду, упаковка офисных документов;
• перевозка мебели;
• поиск подходящей компании по грузоперевозкам, выяснение стоимости перевозки.

Советы руководителю

—  Упаковка документов производится по отделам. Лучше будет, если каждый сотрудник сложит свои бумаги в коробки в порядке, известном только ему, подпишет, запакует, чтобы на новом месте быстро можно было все расставить.
—  Труднее будет с мебелью, ведь сотрудники не будут ее выносить из офиса, спускать на первый этаж, грузить в машину. Для этой цели лучше пригласить компетентную бригаду, которая работает качественно и быстро. Рабочие не только вынесут сейфы, тяжелые несгораемые металлические шкафы, но и погрузят их в грузовик, а на новом месте выгрузят, занесут и установят.
—  Забота руководителя: заказать к назначенному времени грузотакси. В столице РФ имеется достаточное фирм по грузоперевозкам — офисных переездов по Москве. Чтобы не осталось неясных нюансов, лучше устроить встречу с менеджером, на которой следует обсудить все тревожащие вопроса, а также цену перевозки, срок исполнения заказа.

Что даст встреча с менеджерами компании по грузоперевозкам?

Обсуждение о деталях переезда лучше вести не по телефону, потому что есть вопросы и моменты, которые могут быть не учтены. Направления переговоров могут быть следующими:

1. размеры груза, его характеристика;
2. сложность выполнения работ (быть может придется заносить мебель на 2, 3 этаж, а в здании не окажется грузового лифта, будут узкими лестничные пролеты);
3. вопрос о количестве рабочих: их должно быть достаточное количество, но и немного, чтобы они не простаивали без дела;
4. составление и обсуждения маршрута передвижения;
5. вопрос о сроках перевозок: следует помнить, что заказывать грузотакси и грузчиков нужно после того, когда все уложено и упаковано; время должно быть рассчитать время так, чтобы не было простоя.

Если все сделано по плану, то переезд офиса пройдет безболезненно.